Interní systémy
Vývoj interních firemních systémů
Digitalizujte procesy a propojte důležitá data na jednom místě. Vyvíjíme interní firemní systémy na míru, které zjednodušují každodenní práci, nahrazují ruční administrativu a propojují procesy z tabulek, e-mailů a roztříštěných aplikací.
Systém navrhujeme podle toho, jak vaše firma skutečně funguje – od jednoduché interní evidence až po komplexní řešení propojující více oddělení a firemních systémů.
Interní aplikace mohou řešit například:
- správu dokumentů a smluv včetně verzí, termínů a oprávnění
- oběh faktur a objednávek a jejich schvalování
- evidenci zakázek a sledování jejich průběhu
- skladové, majetkové a provozní evidence
- řízení výroby, servisu a dalších provozních procesů
- interní požadavky a schvalovací workflow mezi zaměstnanci a odděleními
- automatizaci administrativních procesů a opakujících se úkolů
- propojení ERP, CRM, účetnictví a dalších systémů
- reporting, dashboardy a práci s firemními daty
Jeden systém místo tabulek, e-mailů a ručního přepisování
Cílem není pouze převést současnou agendu do digitální podoby. Hledáme místa, kde lze procesy zjednodušit, automatizovat a lépe propojit.
Data se mohou automaticky předávat mezi jednotlivými kroky a systémy, aplikace může hlídat termíny, řídit schvalování, generovat dokumenty nebo upozorňovat odpovědné pracovníky.
Výsledkem je méně ruční práce, lepší přehled nad firemními procesy a spolehlivější data pro každodenní rozhodování.
Interní systém podle vašich procesů
Nevytváříme univerzální software, kterému musíte přizpůsobit svou firmu. Navrhujeme řešení podle vašich konkrétních procesů a postupně ho můžeme rozvíjet společně s vašimi potřebami.
Od digitalizace jedné agendy až po komplexní interní systém propojující klíčové procesy celé firmy.
Správa dokumentů a smluv
Mějte firemní dokumenty pod kontrolou. Smlouvy, objednávky, dodatky, směrnice nebo další důležité dokumenty často končí v e-mailech, sdílených složkách a různých úložištích. S rostoucím množstvím dokumentů je stále obtížnější udržet přehled o tom, kde se nachází aktuální verze, kdo ji schválil nebo kdy končí platnost smlouvy. Vyvíjíme systémy pro správu dokumentů a smluv na míru, které sjednotí dokumenty, související informace i navazující procesy do jednoho přehledného prostředí.
Co může systém pro správu dokumentů umět?
Podle vašich procesů může řešení zahrnovat například:
- centrální evidenci dokumentů a smluv s přehledným vyhledáváním a filtrováním
- kategorizaci a metadata – typ dokumentu, zákazník, dodavatel, odpovědná osoba, platnost nebo další údaje
- správu verzí a historii změn
- přístupová oprávnění podle uživatelů, rolí, týmů nebo oddělení
- schvalování dokumentů a smluv podle definovaného workflow
- hlídání termínů a platnosti smluv včetně automatických upozornění
- evidenci dodatků a souvisejících dokumentů
- generování dokumentů ze šablon a firemních dat
- elektronické podepisování prostřednictvím napojených služeb
- fulltextové vyhledávání a rychlé dohledání potřebných informací
- archivaci a auditní historii důležitých operací
Od vytvoření dokumentu až po jeho archivaci
Správa dokumentů nemusí znamenat pouze jejich ukládání. Systém může řídit celý životní cyklus dokumentu – od vytvoření nebo nahrání přes připomínkování a schválení až po podpis, sledování platnosti a následnou archivaci.
Každý uživatel vidí, v jakém stavu se dokument nachází, kdo má provést další krok a které dokumenty vyžadují jeho pozornost.
Nepropásněte důležité termíny
U smluv může systém automaticky sledovat datum platnosti, výpovědní lhůty, termíny prodloužení, pravidelné revize nebo další důležité milníky.
Odpovědné osoby dostanou upozornění s dostatečným předstihem a mohou včas rozhodnout o prodloužení, změně nebo ukončení smlouvy. Místo spoléhání na kalendáře a jednotlivé zaměstnance tak máte důležité termíny pod kontrolou přímo v systému.
Propojení s dalšími firemními procesy
Dokumenty obvykle nevznikají izolovaně. Souvisí se zákazníky, dodavateli, zakázkami, objednávkami, fakturami nebo interními procesy.
Systém proto můžeme propojit s ERP, CRM, účetnictvím, elektronickým podpisem, datovými úložišti nebo dalšími firemními aplikacemi. Dokumenty a související data tak mohou automaticky proudit mezi jednotlivými částmi firmy bez zbytečného přepisování.
Od jednoduché evidence po komplexní správu dokumentů
Řešení přizpůsobíme vašemu způsobu práce – ať už potřebujete především udržet pořádek ve smlouvách a hlídat jejich termíny, nebo vytvořit komplexní systém pro správu dokumentů, schvalování a elektronický oběh napříč firmou.
Méně hledání a ruční administrativy. Větší přehled nad dokumenty, odpovědnostmi a důležitými termíny.
Jak probíhá vývoj
Úvodní konzultace
Zmapujeme současný stav, bolesti a cíle.
Analýza a návrh
Navrhneme procesy, priority a rozsah první verze.
Návrh rozhraní
Připravíme obrazovky tak, aby je tým skutečně používal.
Vývoj po etapách
Dodáváme po funkčních celcích a průběžně ukazujeme výsledek.
Testování a nasazení
Ověříme scénáře, práva a integrace před spuštěním.
Další rozvoj
Po spuštění systém rozšiřujeme podle reálného provozu.
Pro koho je služba vhodná?
- firmy, které přerůstají Excel a sdílené tabulky
- týmy s opakující se administrativou
- společnosti s specifickým procesem, který hotový software nepokryje
- firmy, které chtějí propojit více existujících systémů
- organizace, které potřebují kontrolu nad daty a oprávněními
Nezávazný kontakt
Rádi si s vámi nezávazně popovídáme o vašem projektu. Stačí kliknout — formulář se otevře přímo zde.